Beste manager, hoe gaat het met je team in deze bijzondere tijden? Zitten jouw mensen goed in hun vel? Draait het team goed? Covid zorgt voor continue veranderingen. Het adaptievermogen van jou en van je teamleden wordt steeds zwaarder op de proef gesteld. En het einde is nog niet in zicht.
Volgens een Gartner studie heeft 73% van de medewerkers in een veranderende omgeving last van gemiddelde tot hoge stress niveaus. Hun prestaties hebben er onder te lijden. En uiteraard hun persoonlijke welzijn ook.
Als werk-gerelateerde stress te hoog wordt, is er een grote kans dat je medewerkers om zich heen gaan kijken. Vertrekkende medewerkers is misschien wel het laatste wat je wilt in deze periode. Want het kost veel tijd om een geschikte vervanger te vinden. Hoe kun je verloop beperken?
Waarom is een laag verloop zo belangrijk?
Hoe zorg je ervoor dat het verloop onder je teamleden laag blijft? En dat zeker in tijden van hoge druk? Maar eerst: waarom is dit eigenlijk belangrijk? Het antwoord op deze vraag ligt voor de hand, maar toch even: het heeft te maken met een aantal aspecten. Zo zien we dat als teamleden vertrekken de productiviteit van teams onderuit gaat. Projecten lopen vast of worden uitgesteld, de stapel werk bij de achterblijvers groeit (en ook de stress) en teams moeten op zoek naar nieuwe afspraken en patronen.
Ervaring leert ook dat als nadat een nieuwe medewerker is aangenomen het gemiddeld zo’n acht maanden duurt voordat hij even productief is als zijn voorganger. Het vervangen van een medewerker kost de organisatie naar schatting zo’n 30% van zijn jaarsalaris. Dat tikt dus behoorlijk aan!
Mogelijk heb jij nog extra ervaringen die bijdragen aan dit beeld?
Wat kun je doen?
Natuurlijk kun jij als manager niet voorkomen dat medewerkers een nieuwe stap in hun carrière nastreven. En waarschijnlijk is dat juist een bevestiging van jouw leiderschap en de groei die je mensen doormaken. Maar als stress de reden is van vertrek, dan heb je nog wel wat middelen voor handen. Zoals bijvoorbeeld:
Ga uit van een optimale balans werk-privé.
Ga in gesprek met je medewerkers en bespreek de voor hen optimale balans tussen werk- en privé-tijd. Een disbalans op dit onderwerp is een belangrijke stressfactor. Werken op afstand heeft meer mogelijk gemaakt, maar niet in alle gevallen geleid tot een betere balans. Medewerkers werken vaak meer, en vooral meer op andere tijden.
Hoe zorg jij voor een betere balans werk-privé:
- Log op tijd uit. Maak afspraken over een gezamenlijke dagstart én dageinde. Rond op tijd af.
- Stuur zelf geen mails of apps na werktijd. Teamleden voelen druk om snel te antwoorden.
- Stel niet teveel meetings verplicht, maar geef teamleden ruimte om hun eigen schema te maken.
Een gezonde balans levert energie op! Daardoor kunnen teamleden beter omgaan met stress. En zullen ze dus zeker niet zo snel op zoek gaan naar iets anders.
Investeer in je belangrijkste medewerkers
Natuurlijk is iedere medewerker belangrijk. Iedereen levert zijn bijdrage zo goed (en soms zo kwaad) als hij kan. Maar als het om verloop gaat, zijn er altijd medewerkers die belangrijker zijn; namelijk die medewerkers die de meeste invloed hebben op hun collega’s. En die dus bij een eventueel vertrek ook anderen zover kunnen krijgen dat ze een nieuwe baan gaan zoeken. En andersom geldt hetzelfde: als deze medewerkers blij en tevreden zijn met hun werk, stralen ze dit uit naar hun collega’s. Met alle positieve effecten van dien. Weet je wie deze mensen zijn? Ze zijn vaak de leiders in de informele organisatie. Ze zijn de kartrekkers als het gaat om teamactiviteiten. De mensen naar wie meestal wel geluisterd wordt als ze in een meeting het woord nemen.
Maak heldere doelen voor team en medewerkers
Een dynamische periode als deze betekent meestal dat voor jouw team en voor de medewerkers veel verandert. Prioriteiten verschuiven, teamleden krijgen nieuwe projecten en bestaande activiteiten worden stopgezet of uitgesteld. Logisch, want we moeten vooral flexibel zijn! Maar het is ook verwarrend.
Als teamleden niet goed weten wat van ze wordt verwacht, kan dat een belangrijke reden worden voor een toename van stress en spanning (en burn-out). Een onderzoek van Gallup gaf aan dat het gebrek aan rolduidelijkheid een van de belangrijkste oorzaken van burn-out is.
Teamleden zullen eerder geneigd zijn een baan te zoeken met minder stress.
Je kunt en moet je team en je medewerkers helpen met het creëren van helderheid over wat voor de organisatie het allerbelangrijkste is. En wat dat betekent voor het uitvoeren van hun rol.
Focus op het positieve – vier successen
Voor de mensen die al langer met mij werken, is dit een herkenbaar punt. We richten onze aandacht altijd op wat er goed gaat; op welke successen gevierd kunnen worden; op waar we trots op zijn. In de successen zit de energie verborgen om de volgende stap te nemen. Dus ook al ervaar je zelf problemen of teleurstellingen, weet dan dat dit maar de helft van het verhaal is! Een gebrek aan waardering is voor teamleden een belangrijke reden om hun baan op te zeggen. Weet je niet hoe? Laat je inspireren door de volgende ideeën.
Vier je successen:
- Start je teammeeting met een rondje successen: laat je teamleden delen waar ze trots op zijn.
- Laat teamleden de successen van de ander benoemen. Laat zo iedereen voelen dat ze gewaardeerd worden.
- Neem je team mee op pad om successen te vieren. Borrel, hapje eten, teamuitje. Het ligt voor de hand, en het wordt enorm gewaardeerd.
Een aanpak waarmee teamleden zich gewaardeerd en beloond voelen leidt tot een grotere betrokkenheid bij team en organisatie. En dus tot minder verloop.
Help je team en je teamleden zich te ontwikkelen
Laatste punt dat ik hier aan de orde wil stellen gaat over de ontwikkeling van teams en teamleden. De mate waarin je je kunt ontwikkelen als mens, als leider, in communicatie en samenwerking wordt door steeds meer mensen genoemd als dé belangrijkste reden om voor een werkgever te kiezen. Vaak belangrijker dan salaris. Een heel goede manier daarom ook om teamleden te verbinden aan je organisatie. Geef ze de ruimte om hun eigen ontwikkeling vorm te geven en faciliteer ze daarin. Bijvoorbeeld door coaching en training aan te bieden. Maar ook door in gesprek in te gaan over datgene wat ze willen leren en hoe ze willen groeien; en door bijvoorbeeld samen een ontwikkelplan te maken. In zo’n ontwikkelplan kijk je samen naar ambities voor de toekomst, hun bijdrage aan het team, hun kwaliteiten en ontwikkelpunten, projecten met en leerdoel, langetermijndoelen en jouw ondersteuning. Ook dat laatste hoort erbij, want jij kunt als manager een grote bijdrage leveren.
Zeker in tijden als nu, waarin veel verandert en je bouwt op de bijdrage is het belangrijk deze punten door te lopen en jezelf hierbij in de spiegel te kijken. En vergeet vooral niet aan je teamleden te vragen op welke punten jij jouw bijdrage kunt versterken. Ben niet bang om feedback te vragen!
Verandering is niet altijd makkelijk, maar bewustwording is altijd de eerste stap. Een programma persoonlijke coaching en/of een programma ‘moeiteloos teamwork’ is daarna een logisch vervolg. En daar kan ik je uiteraard bij helpen. Juist nu!