Ieder zijn uitdaging in deze crisis

deel 2: Wat kun jij zelf doen?

Kort geleden schreef ik het artikel “Ieder zijn uitdaging in deze crisis”. In dit artikel kon je lezen dat er grote verschillen zijn in de manier waarop ieder van ons omgaat met de veranderende omstandigheden sinds de uitbraak van het Corona-virus.

Iedereen heeft zijn eigen ervaring en eigen verhaal.

Natuurlijk is dat zo, en hoewel een open deur, zie ik ook dat we toch onvoldoende rekening houden met de specifieke wensen en behoeften van iedere groep.

5 categorieën medewerkers

Ik onderscheid 5 categorieën die op belangrijke onderdelen van elkaar verschillen:

1. De werker in het crisisteam
2. De werker zonder werk
3. Thuiswerkers met jonge kinderen
4. Thuiswerkers met pubers en studenten
5. Thuiswerkers zonder kinderen

Hoe goed ken je de mensen in je team? En in hoeverre kun je rekening houden met jouw teamleden om ze de optimale randvoorwaarden te bieden om hun werk goed te kunnen doen?

Met deze vragen in mijn achterhoofd heb ik dit artikel geschreven, waarin ik alle groepen medewerkers langs loop en je help met een aantal perspectieven waar je misschien niet meteen aan gedacht zou hebben.

Bij het maken van een verdiepingsslag kwam ik tot de conclusie dat de 5 categorieën niet dezelfde criteria van samenstelling hebben. Ze laten zich eventueel gemakkelijk combineren. Je zou kunnen stellen dat je medewerker sowieso in categorie 3, 4 of 5 zit. Dat gaat meer over zijn gezinssamenstelling dan over het werk.

Categorie 1 en 2 gaat om specifieke omstandigheden die van toepassing zijn op de werksituatie in jouw team.

Kijkend naar de perspectieven dan betekent dit dat ik bij 1 en 2 vooral gekeken heb naar jouw rol als manager. Wat kun jij doen om jouw teamleden maximaal te ondersteunen? En bij 3, 4 en 5 heb ik gekeken naar de individuele omstandigheden van de medewerker in die categorie en daar ideeën of opties voor verzameld.

Natuurlijk zit ook jij als manager in een van deze groepen. Dus doe er vooral zelf je voordeel mee en help je medewerker om zo productief mogelijk te zijn.

En dat begint vooral met groot begrip voor ieders soms lastige omstandigheden..

1: De medewerker in het crisisteam

Als een of meerdere van jouw teamgenoten in een crisisteam werken, dan is het op dit moment voor hen topdrukte. Er komt veel op ze af. Ook op jou natuurlijk om alles zo goed mogelijk te faciliteren. Als je in een actieve doe-modus zit ben je maar op één ding gericht en die taak probeer je zo goed mogelijk te doen. Deze medewerkers leven even van dag tot dag..

Wat hebben ze nodig van jou?

En wat kan jij doen om jouw rol als leidinggevende zo goed mogelijk in te vullen. Denk aan de volgende opties:

• Loop ze niet in de weg. Jouw medewerkers zijn professionals en weten precies hoe ze hun werk goed moeten doen. Laat ze dat dan ook doen! Probeer ze niet tijdens hun werk bij te sturen, dat leidt alleen maar af of ze zijn op hun teentjes getrapt. En dat wil je niet.
• Help ze met planning en overzicht. Focus op één ding betekent meestal dat je medewerkers het overzicht missen. Wie is waar mee bezig? Wat verandert in de omgeving of omstandigheden wat relevant is? Welk informatie hebben ze nodig om hun werk goed te doen? Jij bent degene die ze dit overzicht kan geven. Bedenk wel hoe dat het beste kan, want email is in deze tijd niet de beste communicatiemethode.
• Zorg voor reflectietijd. Dit komt meestal als eerste te vervallen. Toch is een goede check-in aan het begin van de dag of van de shift en een goede check-out aan het einde belangrijk om te doen. Even een kort momentje om samen even te kijken hoe het gaat, waar eventueel zorgen liggen of hoe zaken anders kunnen. Dit is de manier om grotere problemen te voorkomen.
• Ga zelf niet mee in de crisis. Zorg er vooral voor dat jij de rots in de branding bent en blijft. Blijf jezelf en zorg voor rust.
• ‘Wat als de adrenaline is uitgewerkt?’ Zorg er als manager in ieder geval voor dat je mensen goed kunnen uitrusten en bijkomen. Doe even niet moeilijk met vakantiedagen en uren en kijk vooral naar de individuele behoefte van je medewerkers. In het zonnetje zetten mag zeker, maar alleen als ze dat zelf graag willen..

Al met al is er veel wat je kunt doen, en ook het een en ander dat je vooral niet moet doen, om er te zijn als teammanager van een crisisteam.

Nu kan het ook zo zijn dat niet al je teamleden in een crisisteam zitten, maar slechts een paar. Dat is een lastige situatie, want meer dan ooit heeft ieder teamlid hier een eigen benadering nodig en is het ook aan jou om te zorgen dat er geen scheve gezichten ontstaan. Dat kan leiden tot onderhuidse spanningen die er onherroepelijk uit gaan komen zodra de crisis achter de rug is.

2: De werker zonder werk

Voor een grote groep werkende medemensen is het werk in een klap stil komen te staan. Denk natuurlijk aan alle contactberoepen, zoals de kapper en de tandarts. En natuurlijk aan de horeca, de theaters en bioscopen, de evenementenbranche, de sportscholen etc.

Alles staat stil.

Al het werk is daar in een grote klap stil komen te staan. Waarschijnlijk is ook jouw normale werk stil komen te staan en heb jij je beziggehouden met allerlei noodmaatregelen om de boel overeind te houden. Nu dat achter de rug is (hopelijk), wat staat je nu te doen:

• Het allerbelangrijkste is om heel actief je teamleden te betrekken bij wat komen gaat en ze vooral uit te nodigen om ideeën in te brengen. Wat er dan ook uitkomt, draagvlak voor veranderingen is onmisbaar. En betrokkenheid leidt tot draagvlak.
• Soms kan de eerste periode overbrugd worden met de schilderkwast in de hand. Alles wat nog een opknapbeurt kan krijgen, is de laatste weken weer strak in de lak gezet. Is dat ook bij jou het geval? Ik zie o.a. in de horeca grote verbouwingen en renovaties die men toch al van plan was, versneld uitgevoerd worden. Jouw vaste kok met een kwast: natuurlijk kan dat!
• Geef duidelijk aan dat deze situatie tijdelijk is. En laat je team weten wat de belangrijkste mijlpalen zijn in de besluitvorming. Ben duidelijk over wanneer je weer opnieuw in contact komt met je mensen. En met alle online middelen is er geen enkele reden om dat uit te stellen. Plan bijvoorbeeld een wekelijkse online meeting met je team.
• Als duidelijk is dat het ‘oude’ werk niet op korte termijn weer terugkomt, zul je na moeten denken over ‘nieuw’ werken. En dan bedoel ik echt werk dat vanuit het hart van je bedrijf geleverd kan worden. Welke nieuwe diensten kunnen jullie leveren als uitbreiding op je portfolio? Op welke manier zou je gebruik kunnen maken van andere kanalen om je diensten aan te bieden? Bedenk dit vooral samen met je team. Zo schakel je om en creëer je een nieuw perspectief.
• Mocht het toch zo zijn dat je team echt thuis is komen te zitten, zonder werk, vergeet dan ook de sociale consequenties niet. Mensen missen het contact met de organisatie en met elkaar. Ja, zelfs met jou! Dus zoek het contact actief op. Bel je mensen, ga bij ze langs, organiseer een borrelmoment via je favoriete vide-app, stuur kaartjes of cadeautjes. Er is heel veel mogelijk om je team betrokken te houden.

Op deze manier zullen je teamleden ervaren dat ze een nuttige bijdrage kunnen leveren aan hun team en de organisatie. Ze blijven actief! En dat is fijn voor hen en voor jou.

Gelukkig zit niet iedereen in een crisisteam of zonder werk. Voor de meeste kantoormensen is de inhoud van het werk niet zo enorm veranderd. De omstandigheden zijn dat zeker wel!

3: Thuiswerkers met jonge kinderen

Het werk gaat dan wel gewoon door, maar de werkomgeving is niet langer de vertrouwde omgeving van het kantoor. Een hectisch huishouden met jonge kids is de dagelijkse realiteit. Met laptop en online-software wordt zo goed en zo kwaad als het kan, het werk voortgezet. Maar dat gaat zeker niet vanzelf.

Praktische problemen staan in de weg.

Een gezin met kleine kinderen in de leeftijd van 0-12 krijgt al snel te maken met praktische problemen die om oplossingen schreeuwen. Want anders loopt alles vast. De meeste gezinnen hebben snel moeten schakelen en ook de scholen hebben het in no-time over een andere boeg gegooid. Mijn collega met twee jonge kinderen deelde zijn tips met mij.

• Maak je weekagenda visueel. Bijvoorbeeld door een grote poster in de keuken op te hangen. Hierdoor heeft ieder gezinslid, dus ook je kinderen snel overzicht over wat er wanneer gepland staat.
• Maak duidelijke afspraken met je partner over werktijd, lesgeeftijd en speeltijd. Hoe logisch ook, dit schiet er toch vaak bij in. Ongewild ontstaat er concurrentie op de schaarse werktijd. En dat leidt vaak bij beiden het gevoel tekort te schieten. En het voorkomt dat je ’s avonds nog uren doorgaat om toch aan je uren te komen. Je ontspanning heb je ook nodig!
• Betrek je kinderen ook bij reguliere huistaken, zoals koken, tuinieren en schoonmaken. Zo zorg je voor nog meer gemeenschappelijkheid in je gezin: we lossen het samen op!
• Betrek de ouders van vriendjes en vriendinnetjes. Denk niet meteen aan de halve klas, maar één of twee andere gezinnen in een vergelijkbare situatie. Deel de schooltaken als dat mogelijk is, zodat het klasje dat je zelf lesgeeft wat groter is. Dit werkt ook stimulerend voor je eigen kroos.
• De keukentafel is geen werkplek. Uiteraard heeft dit allemaal met schaarste te maken. Want welk gezin heeft twee volwaardige werkplekken in huis? En toch is het beter werk en vrije tijd ook fysiek te scheiden. Werk liever aan het bureau van je kind, of deel de beschikbare bureau-uren met je partner. Dat geeft duidelijkheid en focus.

Het lijkt erop dat jonge kinderen als eerste weer terug naar school mogen. Dat zou natuurlijk heel fijn zijn. Maar de kans is ook groot dat je toch weer opnieuw in deze situatie terecht komt. Maak dan gebruik van de ervaringen van afgelopen maanden.

4. Thuiswerkers met pubers en studenten

Deze categorie betreft thuiswerkers, waarbij de gezinsleden min of meer een eigen programma volgen. Mijn eigen thuissituatie lijkt hier natuurlijk op, met drie pubers van 14, 17 en 19. Zoon 1 zit op de universiteit met alleen thuisonderwijs en in juni nog examens. Zoon 2 hoeft geen eindexamen meer te doen, maar wel nog zijn laatste schoolexamens om zijn diploma te halen en onze dochter tenslotte zit op 2 VWO. Zij draait een gewoon rooster via de computer.

Geen feestjes meer.

De sociale kant van hun schoolleven ligt helemaal stil. Onderwijs gaat op afstand. Verder wordt er niet gesport en zijn er geen feestjes. Er is heel veel veranderd. Wat te doen als jouw medewerkers in deze categorie vallen:

• Investeer tijd in persoonlijk contact met je kinderen. Je ziet je kinderen vaker dan ooit. Maak er gebruik van. Voor je het weet zijn ze weer uitgevlogen. Samen recepten bedenken en koken is ineens makkelijker te organiseren. Je kinderen vinden het echt leuk.
• Ben duidelijk naar je kinderen over hoe jouw werkschema eruit ziet. Zeker als ze niet gewend zijn dat je thuis werkt, zullen ze niet altijd weten wanneer ze je wel en wanneer niet kunnen storen. Maak hier afspraken over.
• Laat je kinderen bijverdienen. Bij mij thuis zijn ook de bijbaantjes van onze jongens gestopt. Ze werkten allebei in de horeca. En dat ligt nog wel even plat. Nu geven ze vast ook minder uit, maar toch is het fijn als ze wat kunnen bijverdienen. Waarom dan niet bij jou: denk aan grote klussen in huis of tuin. Dat kunnen ze best! Echt een win-win voor iedereen thuis.
• En tenslotte nog deze pubertip: laat los… juist doordat je zo geconfronteerd wordt met het dagelijkse contact met je kinderen, zie je ook wat ze allemaal wel en niet doen. En natuurlijk vind je daar wat van. Maar jij en je kinderen zijn er niet bij gebaat om dagelijks geconfronteerd te worden met hun tekortkomingen in jouw ogen. Misschien is op zondag de week vooruit kijken wel voldoende. Uiteindelijk zullen ze het echt zelf moeten doen.
• Maak een strikte scheiding tussen werk en privé. Ik zou het echt doen, want anders loop je het risico veel meer te werken dan normaal goed is voor je. Reistijd wordt werktijd en ook ’s avonds nog even achter de laptop is heel makkelijk. Je kunt toch niet naar de sportschool. Dus bescherm jezelf en zet je telefoon en laptop gewoon uit.

Zo vindt iedereen zijn doel en bouw je aan verdieping in je gezin!

5: Thuiswerkers zonder kinderen

Speciale aandacht voor deze categorie, want de thuiswerker zonder kinderen is vaak alleen thuis. Zeker als er nog niet wordt samengewoond of als die fase juist voorbij is. De thuiswerker zonder kinderen is normaal gesproken heel uithuizig en heeft een druk sociaal leven. Deze periode is dan ook heel erg saai!

Bore-out?

In plaats van een burn-out ligt een ‘bore-out’ op de loer. De klachten zijn in de meeste gevallen hetzelfde en dus zeker zo gevaarlijk. Wat kun je doen om dit voor te zijn:

• Voor alle thuiswerkers geldt: maak een strikte scheiding tussen werk en privé. Bepaal zelf hoeveel tijd je aan beiden wilt besteden en hou je er ook aan. Zo voorkom je te veel tijd te besteden aan een van beide categorieën.
• Houd contact met je manager en je teamgenoten. Logisch, maar niet vanzelfsprekend. Want omdat toevallige ontmoetingen er niet meer zijn, zul je elkaar veel vaker op afspraak moeten ontmoeten. Zowel 1 op 1 als ook in de groep. Kijk waar je behoefte aan hebt met elkaar. Je verstoppen in deze tijd is heel makkelijk, maar voorkom dat dit gebeurt!
• Plan ook je vrije tijd. Mensen zijn gewoontedieren en het is nodig om snel nieuwe gewoontes te maken. Veel vrijetijdsbesteding hing samen met afspraken buiten de deur, met anderen. Nu het aantal verplichtingen is afgenomen, is ook je vrije tijd een grote open ruimte geworden. Wil je dat? Zorg dat je je sport, ontspanning en sociale contacten ook nu een plekje geeft.
• Voor thuiswerkende koppels, heb ik gemerkt, verandert er niet zoveel. Ze zijn deze situatie nog het meest gewend. Zij hebben vaak al geleerd om werk en privé effectief te combineren. Zeker de ‘empty-nesters’. Wat heel spannend is, zijn de stellen die pas net zijn gaan samenwonen. Die krijgen een supersnelle verdieping van de relatie. En zie dan ook dat dat niet vanzelf gaat. Maak met elkaar ook afspraken om je eigen ruimte te bewaken. Dat vergroot de kans op een mooie toekomst samen.
• Als je single bent: zoek een “accountability partner”. Maak met iemand die je kent de afspraak om elkaar scherp te houden. Veel afspraken maak je immers met jezelf, dus hoe erg is het dan als je je er niet aan houdt? Natuurlijk is dat erg! Een afspraak met de belangrijkste persoon in jouw leven is superbelangrijk. En iemand die je scherp houdt, is heel erg waardevol. Zorg dat je elkaar een paar keer per week even spreekt.

Thuiswerkers zonder kinderen zijn allesbehalve een homogene groep. Als manager kun je een grote vergissing maken door de wensen en behoeften van de een op de ander te projecteren. Niet ieder mens is hetzelfde.

Conclusie

De corona-periode is voor iedereen een periode waarin een groot aanpassingsvermogen wordt gevraagd. Bijna alles is anders in je werk en daarbuiten. Als we deze crisis zien als een kans, kunnen we er ook heel veel van leren. Lessen in omgang met onzekerheid, in flexibiliteit en in creativiteit zijn dan ook de allerbelangrijkste take-aways van deze crisis.

Voor jou als manager zijn deze drie competenties altijd al heel belangrijk. Kijkend naar je medewerkers geldt dat iedereen uniek is en zijn eigen wensen heeft. Je kunt dan ook nooit blindvaren op de adviezen van anderen. Laten mijn perspectieven je dan ook vooral helpen om alert, nieuwsgierig en onderzoekend te zijn en te blijven.

Oude werkwijzen werken niet in deze tijd en nieuwe vormen zijn zich nog aan het ontwikkelen. Dat kan alleen door jouw ervaringen te delen en te leren van anderen.

Dus als er één advies een paraplu is voor alle anderen: blijf in contact. Want in plaats van social distancing passen wij veel liever distant socializing toe!

Intervisie voor Managers

Managers onder elkaar ontmoeten elkaar in deze tijden bij ‘Intervisie voor Managers’. Wil jij dat ook? Maak dan gebruik van de mogelijkheid om jouw ervaringen en je vraagstukken met jouw vakgenoten te delen. Zo leer je van elkaar en word je sterker in deze crisis.